Do wprowadzania danych służą dwa okienka dialogowe. Pierwsze z nich, przedstawione poniżej, składa się z czterech części: badanie, technolog, dokument i pliki. Niektóre pola mają wstępnie zdefiniowane elementy do wyboru, inne należy wypełnić lub wkleić do nich informacje. Nie wszystkie pola muszą być wypełnione, niektóre z nich są ze sobą skorelowane, na przykład wybranie nazwiska technologa powoduje automatyczne wypełnienie pola 'dział'.



Pola zawierające daty mają ściśle określony format (rrrr.mm.dd). Daty najwygodniej jest wprowadzać za pomocą przycisków data, jak pokazano na kolejnym rysunku. W okienku dialogowym 'Wybierz datę' można w prosty sposób wskazać dzień, miesiąc oraz rok, a po naciśnięciu przycisku Zatwierdź, data zostaje zapisana w odpowiednim miejscu i formacie.



W opisie okienka umieszczony jest aktualny numer wypełnianego rekordu. Naciśnięcie przycisku Wyczyść kasuje zawartość utworzonego rekordu oraz usuwa wszystkie skojarzone z nim dokumenty i pliki. Wybranie przycisku Zatwierdź powoduje zapisanie rekordu w bazie danych oraz ustawienie kolejnego numeru rekordu. Przycisk Wybierz pliki i dokumenty do zapisu w bazie danych uruchamia kolejne okienko dialogowe.



Okienko wyboru plików i dokumentów do zapisu w bazie danych składa się z dwóch części, na górze 'pliki' a poniżej 'dokumenty'. Układ pól oraz działanie obu części jest niemal identyczne. W polu 'wybierz typ plików' znajdują się wstępnie zdefiniowane rodzaje plików. Jeżeli chcemy wprowadzić do bazy pojedyncze pliki lub niewielkie zestawy plików, wybranego wcześniej typu, to korzystamy z przycisku Wybierz pliki do zapisu. na ekranie pojawia się systemowe okienko 'Otwórz', za pomocą którego wybieramy pliki do zapisu.



Jeżeli chcemy zapisać do bazy katalogi z podkatalogami, czyli dużą ilość informacji, wówczas należy skorzystać z przycisku Wybierz katalogi do zapisu. W tym przypadku otwiera się klasyczne okienko dialogowe pozwalające na wybór katalogu.



Każdą opcję wyboru należy zatwierdzić lub anulować. Jeśli się tego nie zrobi wyświetlane jest ostrzeżenie:



Można powtarzać wielokrotnie proces zapisu, w ramach jednego typu plików lub w przypadku różnych typów aż wszystkie interesujące nas pliki zostaną wprowadzone do bazy danych. Podobne operacje wykonuje się dla przypadku dokumentów.



Naciśnięcie przycisku Zakończ powoduje powrót do poprzedniego okienka dialogowego.